Бизнес-ассистент

Обязанности:

1. Операционная поддержка собственника

• Ведение календаря (встречи, замеры, звонки, производство, дедлайны)

• Напоминания и контроль выполнения задач (личных и рабочих)

• Подготовка к встречам (сбор информации по клиенту/заказу)

• Фиксация договорённостей и протоколов после встреч

• Фильтрация входящих запросов (звонки, сообщения, заявки)

2. Работа с входящими клиентами

• Приём первичных заявок (WhatsApp, Avito, Instagram, сайт и др.)

• Сбор базовой информации и квалификация клиента

• Ведение базы клиентов (таблица/CRM)

• Напоминания клиентам (о встрече, замере, оплате и т.д.)

• Сопровождение переписки совместно с подключением собственника

3. Административная работа и документооборот

• Подготовка договоров (по шаблонам)

• Контроль подписания документов

• Ведение реестра заказов

• Сбор и передача документов в управляющую компанию (бухгалтерия/кадры)

• Контроль оплат от клиентов (напоминания, сверки)

• Архивирование документов

4. Координация производства и заказов

• Контроль сроков по каждому заказу

• Связка: собственник ↔ производство ↔ монтажники

• Отслеживание этапов производства

• Напоминания ответственным лицам

• Фиксация отклонений (задержки, ошибки)

• Информирование клиента о статусе заказа

5. Коммуникация с командой

• Передача задач от собственника сотрудникам

• Контроль выполнения задач

• Сбор обратной связи с производства

• Ведение общего списка задач (task manager / таблица)

6. Маркетинг и поток заявок

• Размещение объявлений (Avito, соцсети)

• Обновление контента и работа с подрядными организациями (фото работ, кейсы)

• Ответы на комментарии/сообщения

• Контроль актуальности информации (цены, фото)

• Сбор статистики по заявкам

7. Финансовый контроль

• Ведение простой таблицы:

• приход (авансы, оплаты)

• расходы (по указанию собственника)

• Контроль дебиторской задолженности

• Напоминания клиентам об оплатах

• Передача данных в бухгалтерию

8. Личные поручения собственника

• Бронирование (поездки, встречи)

• Организация личных задач (по необходимости)

• Помощь в бытовых вопросах (по договорённости)

9. Оптимизация процессов

• Выявление «узких мест» (где теряются клиенты/срываются сроки)

• Предложения по улучшению:

• шаблоны ответов

• чек-листы

• автоматизация

• Ведение инструкций и регламентов

10. Ведение системы)

• Создание и поддержка:

• CRM и таблицы заказов

• базы клиентов

• базы подрядчиков (монтажники, поставщики)

• Стандартизация:

• шаблоны сообщений

• чек-листы по заказу

• этапы работ.

Требования:

• Опыт работы с похожим функционалом от 1 года
• Системность (очень критично)
• Навыки коммуникации (работа с клиентами), стрессоустойчивость.

Условия:

• Прозрачные условия.
• Сплочённый коллектив.
• Возможность гибридного графика после испытательного срока.