Ключевые задачи:
- прием и систематизация документов (бумажных и электронных) всех сроков хранения (до 10 лет, свыше 10 лет, постоянные, по личному составу);
- ведение учета, проверка наличия и состояния дел, контроль условий хранения (температура, влажность, безопасность);
- подготовка актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения;
- организация передачи документов на аутсорсинг и сопровождение процесса;
- согласование актов выполненных работ, сверка описей дел с аутсорсером;
- поиск и заказ документов у аутсорсинга по запросам подразделений;
- консультирование сотрудников по правилам формирования, подготовки и сдачи дел в архив;
- проверка и корректировка описей дел перед передачей на хранение;
- ведение справочного аппарата, топографирование фондов, составление указателей;
- участие в разработке локальных актов по делопроизводству и архивному делу;
- сопровождение ПО «Архив ЭД» (загрузка SIP-пакетов, работа с электронными документами);
- организация документооборота: регистрация, сортировка, передача и хранение служебных документов;
- подготовка годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу для экспертной комиссии;
- обеспечение сохранности документов в читальном зале и при выдаче в временное пользование;
Для нас важно:
- знание законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;
- опыт работы с бумажными и электронными документами;
- умение работать с архивными системами (желательно «Архив ЭД» или аналогами);
- внимательность, ответственность, аккуратность.